Волгодонская городская Дума

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от «30» сентября 2010 года                                                                              № 78

г. Волгодонск

Об утверждении Административного регламента
исполнения функции рассмотрения обращений
граждан в Волгодонской городской Думе

      Во исполнение Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Областного закона от 18.09.2006 №540-ЗС «О порядке рассмотрения обращений граждан», Устава муниципального образования «Город Волгодонск», в целях совершенствования работы с обращениями граждан:

1.      Утвердить Административный регламент исполнения функции рассмотрения обращений граждан в Волгодонской городской Думе (далее —  Регламент) (приложение).

2.      Сектору обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы (А.А. Дементьев):

- обеспечить доведение Регламента до работников аппарата Волгодонской городской Думы;

- внести изменения в номенклатуру дел Волгодонской городской Думы.

3.      Руководителям структурных подразделений аппарата Волгодонской городской Думы обеспечить реализацию положений Регламента.

4.      Пресс-секретарю аппарата Волгодонской городской Думы Т.Е. Непомнящей обеспечить опубликование распоряжения в бюллетене «Волгодонск официальный» и размещение его на сайте Волгодонской городской Думы в сети Интернет.

5.      Распоряжение вступает в силу со дня его опубликования.

6.      Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Волгодонской городской Думы Л.Г. Ткаченко.

 

 

Председатель

Волгодонской городской Думы                                                      П.П. Горчанюк

 

Проект вносит юридическая служба

аппарата Волгодонской городской Думы

Приложение к распоряжению

Волгодонской городской Думы

от «30»  сентября 2010 года  №78

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ИСПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ВОЛГОДОНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

 

1. Общие положения

 

1.1.   Административный регламент исполнения функции рассмотрения обращений граждан в Волгодонской городской Думе (далее — Регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения функции по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан в Волгодонской городской Думе.

1.2.   Регламент определяет процедуры приёма, регистрации, рассмотрения, продления сроков рассмотрения и снятия с контроля обращений граждан, поступающих в Волгодонскую городскую Думу в письменной или устной форме на личном приёме, по почте, телефону, телеграфу, информационным системам общего пользования.

1.3.   Регламент не распространяется на поступившие документы и материалы граждан (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы), направленные в порядке судебного разбирательства.

1.4.   Регламент направлен на выявление и пресечение злоупотреблений со стороны должностных лиц и работников Волгодонской городской Думы либо фактов игнорирования, бездействия со стороны должностных лиц и работников Волгодонской городской Думы при рассмотрении обращений граждан.

1.5.   Работники Волгодонской городской Думы при рассмотрении обращений граждан руководствуются настоящим Регламентом.

1.6.   В настоящем Регламенте термин «обращение гражданина» используется в значении, указанном в статье 4 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.7.   Обращения граждан, в которых содержится информация о коррупционных правонарушениях, рассматриваются с учётом Федерального закона от 25 декабря 2008 года №273-ФЗ «О противодействии коррупции».

1.8.   Организационно-методическое обеспечение работы по рассмотрению обращений граждан в Волгодонской городской Думе осуществляет специалист сектора обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства Волгодонской городской Думы.

1.9.   Основные термины, используемые в настоящем Регламенте:

- регламент - систематизированный комплекс требований к основному и обеспечивающим процессам оказания функции, нормирующий доступность функции, полноту функции, факторы качества и результативности;

- обращения граждан (далее — обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

- предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

- заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

- жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

- должностное лицо - лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными его полномочиями осуществляющее функции по рассмотрению обращений граждан либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Волгодонской городской Думе;

- лист резолюции - поручение должностного лица исполнителю, в соответствии с которым исполнитель рассматривает и принимает решение по исполнению вопросов, поставленных в обращениях граждан;

- коллективное обращение - обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, а также обращение, принятое на публичном мероприятии (митинге, демонстрации, шествии, пикетировании) и подписанное организатором либо участниками публичного мероприятия, либо уполномоченным (уполномоченными) на данном публичном мероприятии лицом (лицами) или путём сбора подписей;

- личное обращение - заключается в непосредственном присутствии гражданина на приёме у должностного лица;

- письменное обращение - может заключаться в направлении адресату по почте, нарочным, подаче в Волгодонскую городскую Думу или непосредственно должностному лицу документально оформленного обращения;

- повторное обращение - предложение, заявление или жалоба, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением;

- анонимное обращение - обращение, в котором не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

1.10. Если предмет обращения выходит за рамки непосредственной компетенции Волгодонской городской Думы, исполнение функции может осуществляться во взаимодействии с другими органами власти, к сфере деятельности которых относятся поставленные в обращении вопросы.

1.11. Если обращения граждан направлены председателем Волгодонской городской Думы, заместителем председателя Волгодонской городской Думы для рассмотрения на заседании постоянных комиссий, рабочих групп и других постоянных и временных рабочих органов Волгодонской городской Думы городской Думы ответственность за подготовку ответа гражданам на их обращения возлагается на секретаря указанных рабочих органов Волгодонской городской Думы по итогам рассмотрения данных обращений.

1.12. Ответственность за подготовку ответов гражданам (в том числе и промежуточных), а также запросов в органы местного самоуправления, правоохранительные органы и иные организации, в случае, если исполнитель не назначен, возлагается на специалиста, ответственного за работу с обращениями граждан.

2.Рассмотрение обращений граждан

 

2.1. Основанием для начала исполнения функции рассмотрения обращений граждан (далее — функция) является письменное или устное обращение гражданина в Волгодонскую городскую Думу или депутату Волгодонской городской Думы или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

2.2.   Исполнение функции в Волгодонской городской Думе осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ростовской области, муниципальными правовыми актами, локальными правовыми актами Волгодонской городской Думы.

2.3.   В целях обеспечения условия доступности функции рассмотрение письменных и устных обращений граждан в Волгодонской городской Думе осуществляется бесплатно.

2.4.   Функция включает следующие процедуры:

- информирование граждан о предоставлении функции;

- приём, регистрация;

- направление обращений граждан для рассмотрения должностным лицам;

- рассмотрение и проверка фактов, изложенных в обращении;

- оформление ответов на обращения граждан;

- соблюдение сроков рассмотрения обращения;

- контроль за рассмотрением обращений;

- извещение заявителя о принятых решениях;

- разъяснение порядка обжалования решений, принятых по обращению граждан;

- организация личного приёма граждан;

- анализ и обобщение предложений, заявлений и жалоб граждан;

- соблюдение требований к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции рассмотрения обращений граждан.

 

3. Информирование граждан о предоставлении функции

 

3.1.   Информация об исполнении функции рассмотрения обращений граждан представляется:

- на информационных стендах в здании Администрации города Волгодонска;

- на информационных стендах в общественных приёмных депутатов Волгодонской городской Думы;

- через средства массовой информации;

- на официальном сайте Волгодонской городской Думы «www.gorduma.org».

3.2.   В помещениях, занимаемых Волгодонской городской Думой размещается следующая обязательная информация:

- режим работы Волгодонской городской Думы;

- информация о порядке исполнения функции;

- форма и требования к письменным обращениям граждан;

- график личного приёма граждан должностными лицами и депутатами Волгодонской городской Думы;

- местонахождение специалистов, осуществляющих приём письменных обращений граждан и устное информирование граждан о порядке обращения;

- адрес официального сайта Волгодонской городской Думы;

- почтовые адреса органов государственной власти;

- выписки из нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

- выписки из нормативных правовых актов, определяющих полномочия и компетенцию Волгодонской городской Думы;

- разъяснительная информация по наиболее актуальным вопросам для горожан.

3.3.   По телефону предоставляется следующая информация:

- контактные телефоны должностных лиц Волгодонской городской Думы;

- график приёма граждан должностными лицами Волгодонской городской Думы;

- почтовые адреса, адреса электронной почты для направления письменных обращений, месторасположение общественных приёмных депутатов Волгодонской городской Думы;

- информация по вопросам регистрации и исполнения обращений граждан.

3.4.   Граждане могут представлять свои обращения для рассмотрения:

- специалисту сектора обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства Волгодонской городской Думы (каб. №49, приёмная председателя Волгодонской городской Думы, ул. Советская, д. 2);

- помощникам депутатов Волгодонской городской Думы (общественные приёмные депутатов Волгодонской городской Думы по соответствующим избирательным округам);

- почтовым отправлением в адрес Волгодонской городской Думы: 347360, г. Волгодонск, ул. Советская, д. 2, Волгодонская городская Дума;

- почтовым отправлением в адрес депутатов Волгодонской городской Думы согласно списка адресов их общественных приёмных;

- в ходе личного приёма граждан у должностных лиц и депутатов Волгодонской городской Думы;

- в общественные приёмные депутатов Волгодонской городской Думы (если обращение адресовано депутату Волгодонской городской Думы по соответствующему избирательному округу);

- по каналам факсимильной связи (22-24-18);

- в «Приёмную» на официальном сайте Волгодонской городской Думы «www.gorduma.org» в сети Интернет.

 

4. Требования к письменному обращению граждан

 

При подаче письменного обращения гражданин должен указать:

- наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, которому адресовано его обращение;

- фамилию, имя, отчество (при наличии);

- адрес, по которому должен быть направлен ответ; уведомление о переадресации обращения;

- изложить суть своего обращения: сформулировать просьбу или указать, какие, по его мнению, права и интересы были нарушены. Описать допущенные нарушения, указать дату и время описанных нарушений, если это известно заявителю;

- поставить дату и личную подпись.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному заявлению документы либо их копии:

- официальное письмо-ответ организации о предпринятых мерах по факту рассмотрения обращения;

- официальное письмо организации, содержащее аргументированный отказ в удовлетворении требований заявителя;

- фотоматериалы, фиксирующие факт нарушения;

- иные материалы, которые, по мнению заявителя, могут помочь в установлении имевшего место факта нарушения.

Гражданин в своём письменном обращении может указать контактный телефон.

 

5. Перечень оснований для отказа в исполнении функции

рассмотрение обращений граждан

 

5.1.   В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.2.   Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.3.   Волгодонская городская Дума или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нём вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.4.   В случае если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чём сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.5.   В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Волгодонской городской Думы, депутат Волгодонской городской Думы, должностное лицо Волгодонской городской Думы либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Волгодонскую городскую Думу, одному и тому же депутату Волгодонской городской Думы или одному и тому же должностному лицу Волгодонской городской Думы. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.6.   В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нём вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.7. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Волгодонскую городскую Думу, депутату Волгодонской городской Думы или соответствующему должностному лицу.

 

6. Приём, регистрация обращений граждан

 

6.1.   Поступившие в Волгодонскую городскую Думу, депутатам Волгодонской городской Думы обращения граждан регистрируются соответственно специалистом сектора обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства Волгодонской городской Думы (далее - специалист-делопроизводитель), либо помощником депутата Волгодонской городской Думы по соответствующему избирательному округу (далее вместе - специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан).

6.2.   Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трёх дней с момента их поступления.

6.3. Специалистом-делопроизводителем регистрируются обращения граждан, адресованные председателю Волгодонской городской Думы, заместителю председателя Волгодонской городской Думы, помощниками депутатов Волгодонской городской Думы — депутатам Волгодонской городской Думы по соответствующим избирательным округам.

6.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются лицами, ответственными за работу с обращениями граждан, в том числе при осуществлении личного приёма граждан.

6.5.   Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации.

6.6. Перед вскрытием почтового отправления специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, проверяется правильность его адресации. Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми. Конверты с пометкой «лично» вскрытию не подлежат и передаются непосредственно адресату.

6.7.   После вскрытия конверта проверяется наличие в них письменных вложений. Конверт хранится вместе с обращениями в течение всего периода его рассмотрения, затем подшивается с материалами по рассмотрению обращения.

6.8. Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, обнаружив письмо, нестандартное по весу либо размеру, форме, имеющее неровности, заклеенное липкой лентой, содержащее странные запах или вложения, не характерные для почтовых отправлений (например, порошок), не вскрывая конверта, сообщает об этом своему руководителю.

6.9.   Регистрация обращений граждан специалистом-делопроизводителем осуществляется на регистрационно-контрольных карточках, и может регистрироваться с помощью автоматизированной системы. Обращению присваивается регистрационный номер, при этом заполняется рубрикатор и вводится аннотация обращения. Аннотация должна быть чёткой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

Регистрация обращений граждан помощниками депутатов Волгодонской городской Думы осуществляется в журнале регистрации обращений граждан. Обращению присваивается регистрационный номер, в журнал вносится фамилия, имя, отчество адресата, его домашний адрес, краткая аннотация обращения, содержащая его суть, сведения о движении обращения и направлении ответа заявителю.

6.10. Регистрация письменных обращений производится путём присвоения порядкового номера. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп, включающий в себя: наименование организации, регистрационный номер и дату регистрации. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный штамп не ставится заявителю на его экземплярах или копиях.

6.11. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера. Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, позволяющими обеспечить систематизацию, поиск и анализ обращений.

6.12. Регистрационный номер коллективных обращений граждан состоит из букв КО и порядкового номера обращения (в скобках пишется фамилия и инициалы первого из заявителей или заявителя, которому необходимо дать ответ).

6.13. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу.

6.14. Специалист прочитывает обращение, проверяет правильность адресации корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику вопросов, проверяет историю обращения гражданина на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.

6.15. К обращениям граждан прилагается лист резолюции, в котором указываются реквизиты обращения либо регистрационно-контрольная карточка.

6.16. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.

6.17. Анонимные обращения граждан не регистрируются, они подшиваются в отдельное дело. Ответ по анонимным обращениям не даётся.

6.18. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учётные формы вносятся соответствующие сведения. Ответ заявителю направляется под тем же номером с добавлением через дробь номера дела, в котором хранятся обращение и документы по его рассмотрению.

6.19. Картотека учёта письменных обращений граждан формируется в хронологическом порядке или в алфавитном порядке по первой букве фамилии заявителя. Возможно ведение картотеки исполненных и неисполненных обращений. Для удобства поиска при формировании картотек ведутся «алфавитки», в которых в хронологическом порядке указываются фамилия, имя, отчество заявителя, адрес и регистрационный номер обращения.

6.20. Обращения граждан, поступившие в общественные приёмные депутатов Волгодонской городской Думы, регистрируются в соответствии с настоящим Регламентом. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии, порядкового номера через дефис и буквенного обозначения ОП через тире.

6.21. Поступившие в адрес должностных лиц обращения с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, непосредственно должностному лицу, которому адресованы.

6.22. Конечным результатом процедуры по регистрации обращения гражданина является присвоение ему регистрационного номера и внесение данного обращения в базу данных.

6.23. Обращения граждан, представленные в «Приёмную» на официальном сайте Волгодонской городской Думы «www.gorduma.org» в сети Интернет, в течение одного дня передаются пресс-секретарём Волг донской городской Думы специалисту-делопроизводителю Волгодонской городской Думы на регистрацию, которая осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

 

7. Направление обращений граждан для рассмотрения

должностным лицам

 

7.1.   Обращения, поступившие в Волгодонскую городскую Думу, в соответствии с компетенцией подлежат обязательному рассмотрению.

7.2.   Ежедневно в 17.00 часов зарегистрированные обращения граждан направляются специалистом-делопроизводителем на рассмотрение председателю Волгодонской городской Думы, заместителю председателя Волгодонской городской Думы (далее — должностное лицо) в соответствии с вопросами, отнесёнными к их ведению, согласно распределению обязанностей.

7.3.   При рассмотрении обращений граждан должностное лицо пишет резолюцию (на листке резолюций либо на регистрационно-контрольной карточке), в которой определяет исполнителя или исполнителей, сроки и порядок рассмотрения обращения. Допускается установление сокращения контрольных сроков рассмотрения обращения.

7.4.   Рассмотрение обращений должностным лицом и определение исполнителей не может превышать 2 дней, которые входят в основной (30 дней) срок рассмотрения обращения с момента его регистрации.

7.5.   Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Волгодонской городской Думы направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным уполномоченным должностным лицом Волгодонской городской Думы.

7.6.   Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган или должностному лицу, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

7.7.   В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 7.6. Регламента, невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу или в орган, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

7.8. Если рассмотрение обращения поручается нескольким должностным лицам либо работникам аппарата Волгодонской городской Думы (соисполнителям), должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.

Не допускается направление ответов заявителю каждым из соисполнителей за своей подписью, в этом случае исполнителем, записанным в резолюции первым, готовится обобщенный ответ за подписью должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения.

7.9.   Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях.

7.10. Поступившие в Волгодонскую городскую Думу обращения граждан из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются председателю Волгодонской городской Думы, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения. Им же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям.

7.12. Движение обращений граждан с момента регистрации до снятия с контроля осуществляется через специалиста, ответственного за работу с обращениями граждан.

7.13. Максимальный срок выполнения процедуры специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, от приёма обращения до его отправки на рассмотрение - 3 дня.

7.14. Результатом выполнения процедуры по направлению обращений на рассмотрение является передача по резолюции должностного лица зарегистрированных обращений исполнителям и (или) специалистам, ответственным за данное направление работы.

 

8. Рассмотрение и проверка фактов,

изложенных в обращении

 

8.1.   Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:

8.1.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего его.

8.1.2. Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах и у должностных лиц по компетенции.

8.1.3. Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

8.1.4. Даёт письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.2.   Структурное подразделение или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу обязаны в течение пятнадцати дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

8.3.   Коллективные обращения могут рассматриваться комиссионно и (или) с выездом на место.

8.4.   В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он возвращает это обращение специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан, с письменным предложением в какой орган или должностному лицу следует направить обращение.

 

9. Оформление ответов на обращения граждан

 

9.1. Ответ гражданину по существу поставленных вопросов в обращении даётся в письменной форме за подписью председателя Волгодонской городской Думы либо уполномоченным на то должностным лицом.

9.2.   Ответы на обращения граждан, поступившие на рассмотрение из органов государственной власти, взятые ими на контроль, подписывает  председатель Волгодонской городской Думы.

9.3.   Текст ответа составляется в официальном стиле. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками, в том числе и в реквизитах.

9.4.   В ответах заявителям на обращения, поступившие на рассмотрение из государственных органов, указывается, что рассмотрено обращение, поступившее из данных органов.

9.5.   В ответах заявителям за подписью уполномоченного должностного лица указывается, по поручению какого должностного лица рассмотрено обращение. При этом на имя должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения, направляется письмо (в двух экземплярах) с краткой информацией о рассмотрении обращения и с просьбой о снятии его с контроля.

9.6.   На коллективные обращения ответ даётся на имя гражданина, которое указано в обращении. В тексте необходимо указывать, что ответ даётся на коллективное обращение.

9.7.   Подготовленные по результатам рассмотрения обращения ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и чёткую информацию по существу и всем вопросам, поставленным в обращении;

- в ответе обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес, дата отправки, регистрационный номер обращения и в левом нижнем углу Ф.И.О. исполнителя и его рабочий номер телефона;

- если просьба в обращении гражданина не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

- если по результатам обращения принят правовой акт, то экземпляр такого акта направляется заявителю и подготовка специального ответа не требуется.

9.8.   Ответы заявителям, не соответствующие требованиям настоящего Регламента, не содержащие полной информации о решении поднятых в обращении вопросов, подготовленные с ошибками, специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, возвращаются на доработку.

9.9.   Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

9.10. Ответы заявителям и письма в федеральные органы печатаются на бланках писем Волгодонской городской Думы.

9.11. Результатом осуществления процедуры по оформлению ответов на обращения граждан является обеспечение своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан и поручений вышестоящих органов по обращениям граждан, ответ заявителю о решении поставленных им вопросов либо обстоятельное и доходчивое разъяснение существа проблемы.

 

10. Соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан

 

10.1. Исполнение функции рассмотрения обращений граждан в Волгодонской городской Думе осуществляется в срок до тридцати дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если уполномоченным должностным лицом не установлен более короткий контрольный срок исполнения. В установленный 30-дневный срок входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовка текста ответа, его возможное согласование, подписание и направление ответа гражданину.

10.2. В случаях, требующих для решения вопросов, поставленных в обращении, направления запроса, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлён не более чем на 30 дней с уведомлением об этом обратившегося гражданина и обоснованием необходимости продления сроков.

10.3. Для продления срока рассмотрения обращения исполнитель предоставляет письмо на имя должностного лица, рассмотревшего обращение, не позднее двух дней до истечения установленного срока с указанием причин продления и конкретных мер, необходимых для завершения рассмотрения обращения, и ответ заявителю.

10.4. Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных в обращении вопросов.

В этом случае обращение ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

10.5. Снятие обращения с «дополнительного контроля» осуществляется председателем Волгодонской городской Думы и (или) уполномоченным должностным лицом.

10.6. Основанием для снятия обращения с контроля является резолюция должностного лица (либо уполномоченного лица) на письме о рассмотрении обращения или о снятии обращения с контроля или подписанный должностным лицом ответ на обращение.

10.7. Обращения граждан, поступившие в Волгодонскую городскую Думу из средств массовой информации, телевидения, по линии прямой телефонной связи, регистрируются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.

10.8. Сроки, предусмотренные настоящим Регламентом, исчисляются в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

10.9. Обращения после рассмотрения подлежат возврату со всеми материалами специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

10.10.         Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в секторе обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы в течение пяти лет. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

10.11.         Нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений, установленных законодательством и настоящим Регламентом, влекут за собой ответственность должностных лиц и работников аппарата Волгодонской городской Думы в соответствии с действующим законодательством.

 

11. Контроль за рассмотрением обращений

 

11.1. В Волгодонской городской Думе в обязательном порядке все обращения граждан ставятся на контроль.

11.2. Основанием для начала процедуры по контролю за рассмотрением обращений граждан является срок, в который необходимо представить информацию о результатах рассмотрения вопросов, поставленных в обращении, но не более 30 дней.

11.3. Контроль за рассмотрением обращений граждан устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан, устранения недостатков в работе должностных лиц и работников аппарата Волгодонской городской Думы.

11.4. Контроль за полным, своевременным и качественным исполнением функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя: проведение проверок (в том числе с выездом на место); выявление и устранение нарушений прав заявителей; принятие мер по обращениям заявителей, содержащим жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

11.5. Контроль за порядком и сроками рассмотрения обращений граждан, в том числе поставленных на «дополнительный контроль» в Волгодонской городской Думе осуществляет заместитель председателя Волгодонской городской Думы и специалист-делопроизводитель, а обращений граждан непосредственно к депутатам Волгодонской городской Думы — начальник отдела по обеспечению деятельности депутатов городской Думы в избирательных округах (микрорайонах) и взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления (ТОС) аппарата Волгодонской городской Думы и помощник депутата Волгодонской городской Думы по соответствующему избирательному округу.

11.6. Контроль исполнения обращений граждан по существу поставленных вопросов осуществляют должностные лица, подписывающие ответ заявителям.

11.7. В Волгодонской городской Думе действует система предупредительного контроля своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан. Специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, за пятнадцать дней направляются исполнителям напоминания о приближающихся сроках контроля.

11.8. Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента.

 

12. Извещение заявителя о принятом решении

 

12.1. По окончании рассмотрения обращения заявителю почтовым отправлением высылается ответ по указанному в обращении адресу.

12.2. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, а также по информационным системам общего пользования в случае указания такой просьбы в обращении гражданина.

12.3. По просьбе заявителя ответ на его обращение может быть выдан лично на руки, о чём специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, делается отметка в карточке регистрации обращения либо в журнале регистрации обращений граждан.

 

13. Порядок обжалования решений,

принятых по обращениям граждан

 

13.1. Граждане вправе обжаловать действия по рассмотрению, решение, принятое по результатам рассмотрения своего обращения, у вышестоящего должностного лица либо в суде.

13.2. Граждане, обращение которых рассматривается в Волгодонской городской Думе, имеют право:

13.2.1. Запрашивать информацию о дате и номере регистрации обращения.

13.2.2. Представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании.

13.2.3. Знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

13.2.4. Получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 5.1., 5.3. и 5.4. настоящего Регламента.

13.2.5. Обращаться с жалобой на принятое по обращению решение.

13.3.6. Обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

13.4. Процедура исполнения функции рассмотрения обращения граждан завершается путём подготовки ответа, в котором рассмотрены все вопросы, по ним приняты необходимые меры, отражена объективная информация на все поставленные в обращении вопросы с направлением письменного ответа заявителю в соответствии с действующим законодательством.

 

14. Личный приём граждан

 

14.1. Личный приём граждан проводится председателем Волгодонской городской Думы, заместителем председателя Волгодонской городской Думы, депутатами Волгодонской городской Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Волгодонской городской Думы по графику, утверждённому распоряжением Волгодонской городской Думы.

14.2. График личного приёма граждан публикуется в средствах массовой информации, вывешивается в доступном для граждан месте.

14.3. Личный приём граждан ведётся в порядке очерёдности. Допускается осуществление личного приёма граждан по предварительной записи.

14.4. Граждане, имеющие льготы и преимущества, установленные законодательством Российской Федерации, принимаются вне очереди.

14.5. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

14.6. Должностные лица, осуществляющие личный приём, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекать к их рассмотрению других специалистов структурных подразделений аппарата Волгодонской городской Думы.

14.7. Предварительная консультативная беседа с гражданами по вопросу личного приёма председателем Волгодонской городской Думы специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, ежедневно с 09.00 до 18.00 часов (обеденный перерыв с 13.00 до 13.45), кроме субботы и воскресенья.

14.8. Информация о месте, дне и времени личного приёма, а также о возможных изменениях доводится до сведения граждан.

14.09.         За день до объявленной даты личного приёма граждан специалисты, ответственные за ведение личного приёма, осуществляют подборку документов, необходимых для рассмотрения вопросов (выписки из законов, копии ответов, акты проверок и т.д.). Все необходимые документы по личному приёму передаются для ознакомления должностному лицу, осуществляющему приём.

14.10.         Во время предварительной беседы (при записи на личный приём к председателю Волгодонской городской Думы) специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, консультирует граждан, разъясняет им порядок разрешения их обращений (вопросов), при необходимости приглашает работника юридической службы аппарата Волгодонской городской Думы. Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, вправе рассмотреть возможность и по согласию гражданина направить его на консультативный приём в структурные подразделения аппарата Волгодонской городской Думы для решения вопросов в рабочем порядке, о чём делается отметка в журнале учёта посетителей.

При обращении гражданина по вопросам, не отнесённым к ведению Волгодонской городской Думы, специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, даёт необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем, а также даёт разъяснения, куда и в каком порядке ему обратиться.

14.11.         Специалисты, ответственные за организацию личного приёма граждан, осуществляют:

- оказание консультативной помощи;

- документальное обеспечение личного приёма граждан, которое включает в себя: регистрацию устных обращений (составление карточки личного приёма либо внесение записи в журнал регистрации обращений граждан), внесение информации о результатах рассмотрения обращения в электронную базу данных в случае её наличия, формирование и ведение архива рассмотрения устных обращений в течение пяти лет;

- контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших во время личного приёма граждан, и исполнением поручений, данных в ходе личного приёма;

- информирование должностных лиц по итогам рассмотрения обращений граждан.

14.12.         Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма гражданина либо в журнал регистрации обращений граждан. Карточки личного приёма учитываются в хронологическом порядке. Регистрационный номер карточки личного приёма состоит из индекса КП, первой буквы фамилии заявителя и порядкового номер. Допускается хранение карточек личного приёма в алфавитном порядке (по первой букве фамилии).

14.13.         В случае если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина даётся устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма граждан. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

14.14.         По окончании личного приёма должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

14.17.         Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Волгодонской городской Думы, гражданину даётся разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

14.18.         На личном приёме могут не рассматриваться:

- неоднократные обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке (отсутствует доверенность, заверенная нотариально);

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения (разъясняется порядок обжалования);

- обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;

- обращения граждан по вопросам, не отнесённым к ведению Волгодонской городской Думы (даются разъяснения, куда и в каком порядке необходимо обратиться);

- обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против рассмотрения данного обращения, (исключение составляют недееспособные);

- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

14.19.         Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма граждан, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

14.20.         Сроки рассмотрения устных обращений граждан на личном приёме, поставленных на контроль, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

14.21.         Все устные обращения граждан ставятся на контроль.

14.22.         Документы по рассмотрению устных обращений формируются в отдельные дела и хранятся в течение пяти лет.

14.23.         Результатом функции личного приёма граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществляющим приём, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

 

15. Анализ и обобщение предложений,

заявлений и жалоб граждан

 

15.1. С целью изучения общественного мнения, выявления и устранения причин нарушения прав и законных интересов граждан специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан, анализируют содержание поступающих обращений.

15.2. Один экземпляр отчёта до 3 числа месяца, следующего за отчётным периодом, представляется в сектор обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы для подготовки обобщённого анализа.

15.3. Периодичность проведения анализа сектором обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы и предоставления информационно-аналитических материалов председателю Волгодонской городской Думы, должностным лицам Волгодонской городской Думы: ежеквартально, по итогам полугодия, девяти месяцев и года.

15.4. Аналитические справки по рассмотрению обращений граждан Волгодонской городской Думой за полугодие и год размещаются на официальном сайте Волгодонской городской Думы.

15.5. Сектор обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы ежемесячно информирует заместителя председателя Волгодонской городской Думы о ходе рассмотрения обращений граждан.

15.6. Состояние работы с обращениями граждан в структурных подразделениях аппарата Волгодонской городской Думы проверяется сектором обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы.

 

16. Соблюдение требования к помещениям и местам,

предназначенным для осуществления функции рассмотрения

обращений граждан

 

16.1. Помещения, выделенные для осуществления функции «рассмотрение обращений граждан», должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

16.2. Рабочие места специалистов, ответственных за рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники с установленными справочно-информационными системами и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объёме.

16.3. Для осуществления функции выделяются: бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции.

16.4. Места для проведения личного приёма граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой охраны.

16.5. Места ожидания личного приёма должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

16.6. Автоматизированная информационная система (в случае её наличия) должна обеспечивать регистрацию обращений, проверку обращений на повторность, надёжное хранение в течение пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, сроки исполнения, а также подсчёт и обобщение статистических данных, защиту выполнения процедур в соответствии с установленными законодательством требованиями по защите персональных данных.

 

17. Требования к срокам исполнения функции

 

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации с     момента поступления в Волгодонскую городскую Думу	В течение 3 дней
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Волгодонской городской Думы, направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Гражданину, направившему обращение, направляется письменное уведомление о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению	В течение 7 дней со дня реги- страции
Письменное обращение, поступившее в Волгодонскую городскую Думу рассматривается со дня регистра- ции письменного обращения	В течение 30 дней
При необходимости срок рассмотрения письменного обращения мо- жет быть в порядке исключения продлён председателем Волгодонской городской Думы либо уполномоченным на это долж- ностным лицом с одновременным информированием заявителя и    указанием причин продления	Не более чем на 30 дней

 

Заместитель председателя

Волгодонской городской Думы                                                     Л.Г. Ткаченко

• < назад
• дальше >