6. Приём, регистрация обращений граждан

 

6.1.   Поступившие в Волгодонскую городскую Думу, депутатам Волгодонской городской Думы обращения граждан регистрируются соответственно специалистом сектора обеспечения аппарата Волгодонской городской Думы, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства Волгодонской городской Думы (далее - специалист-делопроизводитель), либо помощником депутата Волгодонской городской Думы по соответствующему избирательному округу (далее вместе - специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан).

6.2.   Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трёх дней с момента их поступления.

6.3. Специалистом-делопроизводителем регистрируются обращения граждан, адресованные председателю Волгодонской городской Думы, заместителю председателя Волгодонской городской Думы, помощниками депутатов Волгодонской городской Думы — депутатам Волгодонской городской Думы по соответствующим избирательным округам.

6.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются лицами, ответственными за работу с обращениями граждан, в том числе при осуществлении личного приёма граждан.

6.5.   Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации.

6.6. Перед вскрытием почтового отправления специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, проверяется правильность его адресации. Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми. Конверты с пометкой «лично» вскрытию не подлежат и передаются непосредственно адресату.

6.7.   После вскрытия конверта проверяется наличие в них письменных вложений. Конверт хранится вместе с обращениями в течение всего периода его рассмотрения, затем подшивается с материалами по рассмотрению обращения.

6.8. Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, обнаружив письмо, нестандартное по весу либо размеру, форме, имеющее неровности, заклеенное липкой лентой, содержащее странные запах или вложения, не характерные для почтовых отправлений (например, порошок), не вскрывая конверта, сообщает об этом своему руководителю.

6.9.   Регистрация обращений граждан специалистом-делопроизводителем осуществляется на регистрационно-контрольных карточках, и может регистрироваться с помощью автоматизированной системы. Обращению присваивается регистрационный номер, при этом заполняется рубрикатор и вводится аннотация обращения. Аннотация должна быть чёткой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

Регистрация обращений граждан помощниками депутатов Волгодонской городской Думы осуществляется в журнале регистрации обращений граждан. Обращению присваивается регистрационный номер, в журнал вносится фамилия, имя, отчество адресата, его домашний адрес, краткая аннотация обращения, содержащая его суть, сведения о движении обращения и направлении ответа заявителю.

6.10. Регистрация письменных обращений производится путём присвоения порядкового номера. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп, включающий в себя: наименование организации, регистрационный номер и дату регистрации. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный штамп не ставится заявителю на его экземплярах или копиях.

6.11. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера. Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, позволяющими обеспечить систематизацию, поиск и анализ обращений.

6.12. Регистрационный номер коллективных обращений граждан состоит из букв КО и порядкового номера обращения (в скобках пишется фамилия и инициалы первого из заявителей или заявителя, которому необходимо дать ответ).

6.13. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу.

6.14. Специалист прочитывает обращение, проверяет правильность адресации корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику вопросов, проверяет историю обращения гражданина на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.

6.15. К обращениям граждан прилагается лист резолюции, в котором указываются реквизиты обращения либо регистрационно-контрольная карточка.

6.16. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.

6.17. Анонимные обращения граждан не регистрируются, они подшиваются в отдельное дело. Ответ по анонимным обращениям не даётся.

6.18. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учётные формы вносятся соответствующие сведения. Ответ заявителю направляется под тем же номером с добавлением через дробь номера дела, в котором хранятся обращение и документы по его рассмотрению.

6.19. Картотека учёта письменных обращений граждан формируется в хронологическом порядке или в алфавитном порядке по первой букве фамилии заявителя. Возможно ведение картотеки исполненных и неисполненных обращений. Для удобства поиска при формировании картотек ведутся «алфавитки», в которых в хронологическом порядке указываются фамилия, имя, отчество заявителя, адрес и регистрационный номер обращения.

6.20. Обращения граждан, поступившие в общественные приёмные депутатов Волгодонской городской Думы, регистрируются в соответствии с настоящим Регламентом. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии, порядкового номера через дефис и буквенного обозначения ОП через тире.

6.21. Поступившие в адрес должностных лиц обращения с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, непосредственно должностному лицу, которому адресованы.

6.22. Конечным результатом процедуры по регистрации обращения гражданина является присвоение ему регистрационного номера и внесение данного обращения в базу данных.

6.23. Обращения граждан, представленные в «Приёмную» на официальном сайте Волгодонской городской Думы «www.gorduma.org» в сети Интернет, в течение одного дня передаются пресс-секретарём Волг донской городской Думы специалисту-делопроизводителю Волгодонской городской Думы на регистрацию, которая осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

 

• < назад
• дальше >